Введение
Конверты для счетов — это конверты с окнами, в которых отправляют счета, выписки и запросы на оплату. Они построены вокруг простой идеи: один напечатанный бланк, видимый через окно, выполняет функцию адресации, так что ничего не нужно подписывать вручную.
Но “конверт для счетов” охватывает несколько различных типов — одн оконные счета, двухоконные выписки, конверты для оплаты и #9 ответ, который возвращает платеж. Это руководство сравнивает их, а затем рассматривает правила почтовых тарифов для счетной корреспонденции.
Четыре типа конвертов для счетов
Конверты для счетов бывают четырех основных конфигураций.
| Шрифт | Расположение окон | Использование |
|---|---|---|
| Одн оконный счет | Одно окно (адрес) | Счета, фактуры |
| Двухоконная выписка | Два окна (адрес + обратный) | Выписки |
| Для оплаты | Заранее адресованный обратный | Возврат платежа |
| #9 ответ | Заранее адресованный, небольшой | Ответ с платежом |
Каждый решает свою часть процесса выставления счетов:
| Шрифт | Что он устраняет |
|---|---|
| Одн оконный | Адресация конверта |
| Двухоконный | Адресация + печать обратного адреса |
| Для оплаты | Сложности с оплатой |
| #9 ответ | Адресация для возврата |
Одн оконные конверты для счетов
Конверт для счёта с одним окном показывает адрес клиента через одно окно.
| Элемент | Детали |
|---|---|
| Окно | Адрес клиента |
| Вставка | Напечатанный счёт |
| Обратный адрес | Предварительно напечатано на конверте |
| Использование | Стандартный биллинг |
Одно окно — это самый простой формат выставления счетов: одно окно, одна форма, один адрес.
| Преимущество | Почему это важно |
|---|---|
| Простота | Одно окно |
| Эффективность | Адрес формируется автоматически |
| Стандарт | Наиболее распространённый биллинг |
Конверты для выписок с двумя окнами
Выписка с двумя окнами показывает оба адреса через два окна.
| Элемент | Детали |
|---|---|
| Окно адреса | Адрес клиента |
| Окно обратного адреса | Ваш платёжный адрес |
| Оба совмещены | Из одной формы |
Второе окно устраняет необходимость отдельной печати обратного адреса.
| Преимущество | Почему это важно |
|---|---|
| Без печати обратного адреса | Второе окно показывает его |
| Меньше ошибок | Один исходный документ |
| Более чистый рабочий процесс | Полностью на основе формы |
Подробные характеристики двухоконных конвертов см. в нашем заявлении и конвертах для перевода руководстве.
Конверты для перевода и ответа
Возвратная часть выставления счетов — как возвращается оплата.
| Шрифт | Функция |
|---|---|
| Конверт для перевода | Заранее адресованный обратный |
| #9 конверт для ответа | Малый возврат, вкладывается в #10 |
| BRM (business reply) | Возврат с предоплаченной почтовой оплатой |
Конверт для ответа снижает сложности для клиента:
| Преимущество | Почему это важно |
|---|---|
| Не нужно писать адрес | Адрес уже указан |
| Не нужна марка (BRM) | Оплачено заранее |
| Более высокая откликаемость | Проще оплатить |
Размеры конвертов для ответа см. в наших размерах конвертов для ответа руководстве.
Совмещение окна
Окно должно совпадать с полем адреса на форме.
| Характеристика | Детали |
|---|---|
| Положение | Совпадает с полем формы |
| Размер | Адрес полностью виден |
| Плёнка | Прозрачная, без складок |
Несовмещение — главная причина брака конвертов для выставления счетов:
| Проблема | Исправить |
|---|---|
| Адрес скрыт | Выровнять форму/окно |
| Обратный адрес не виден | Проверить второе окно |
| Морщинистая плёнка | Лучшая плёнка |
Наши стандарты дизайна оконных конвертов руководство охватывает характеристики окон.
Почтовые правила для выставления счетов
Счётная корреспонденция отправляется по стандартным тарифам для писем, доступны скидки за объём.
| Правило | Детали |
|---|---|
| Тариф для писем | #10 остаётся экономичным |
| Предварительная сортировка | Массовое выставление счетов соответствует требованиям |
| Оттиск разрешения | Предварительно напечатанная почтовая оплата |
Для больших объёмов счетов предварительная сортировка и оттиски разрешения значительно снижают стоимость за штуку.
| Объём | Подход к почтовой оплате |
|---|---|
| Низкий | Стандартный тариф для писем |
| Высокий | Предварительная сортировка + оттиск разрешения |
| Очень высокий | Согласованный массовый тариф |
Выбор конверта для счетов
Краткое руководство по принятию решений:
| Если вы отправляете… | Конверт |
|---|---|
| Простой счет | Одностороннее окно #10 |
| Выписка с обратным адресом | Двустороннее окно #10 |
| Возврат платежа | Ответный конверт #9 или BRM |
| Счет + ответ | Комбинация #10 + #9 |
Сопоставьте тип окна с тем, что уже указано на форме, — в этом вся суть.
Заключение
Конверты для счетов — это рабочие лошадки с окнами для дебиторской задолженности: одностороннее окно для простых счетов, двустороннее окно для выписок, где видны оба адреса, и ответные конверты #9 или конверты для возврата платежей. Согласуйте окно с формой и добавьте предсортировку и оттиски разрешения при больших объемах. Что касается конфиденциальности счетов, смотрите наш конверты для счетов гид; по характеристикам двусторонних окон — наш конверты для выписок материал.
Нужны конверты для выставления счетов для вашей дебиторской задолженности? Запросить расчёт.