Введение
A конверт для выписки является рабочей лошадкой выставления счетов с двумя окнами — одно окно показывает адрес клиента, другое показывает обратный адрес, поэтому одна напечатанная выписка совмещается и отправляется без отдельной адресации. конверт для платежей добавляет функцию возврата платежа, доставляя вам чек или платежный документ клиента.
Это специализированные конверты для выставления счетов, отличные от обычных конвертов для счетов-фактур. В этом руководстве рассматривается, как они работают, конструкция с двумя окнами, элементы защиты и почтовые правила, применяемые к счетам и платежам.
Выписка против платежа
Эти два термина связаны, но различаются.
| Шрифт | Функция | Расположение окон |
|---|---|---|
| Конверт для выписки | Доставляет счета/выписки | Двойное окно (адрес + обратный адрес) |
| Конверт для перевода | Возвращает платеж | Часто одно окно, предварительно адресован |
| Комбинированный | Счет + возврат в одном | Внешний + ответный |
Двойное окно — это отличительная черта выставления счетов с выписками:
| Окно | Показывает |
|---|---|
| Исходящий адрес | Адрес клиента |
| Обратный адрес | Ваш платёжный адрес |
| Оба совмещены | Из одной печатной формы |
Двухоконный дизайн
Конверт для выписки с двумя окнами совмещает два окна с одним вложением.
| Элемент дизайна | Характеристика |
|---|---|
| Окно адреса | Показывает получателя |
| Окно обратного адреса | Показывает отправителя |
| Выравнивание | Оба из одной формы |
| Плёнка | Прозрачная, без складок |
Ключевое преимущество — эффективность: одна напечатанная выписка делает все:
| Преимущество | Почему это важно |
|---|---|
| Без отдельной адресации | Форма делает это |
| Без печати обратного адреса | Окно показывает это |
| Меньше ошибок | Один исходный документ |
Элементы защиты
Конверты для выставления счетов часто добавляют защиту для конфиденциальности.
| Характеристика | Назначение |
|---|---|
| Защитная тонировка | Скрывает содержимое |
| Непрозрачная бумага | Конфиденциальность |
| Устойчивый к разрыву | Прочный |
| Защита от вскрытия | Обнаружение вскрытия |
Это важно, потому что выписки содержат финансовые данные:
| Проблема | Решение по безопасности |
|---|---|
| Номера счетов | Защитная тонировка |
| Конфиденциальность | Непрозрачная бумага |
| Обработка | Устойчивый к разрыву |
Наши защитные конверты руководство подробно рассматривает это.
Выравнивание окон и характеристики
Главное — добиться совмещения окон с формой.
| Характеристика | Детали |
|---|---|
| Положение окна | Совпадает с полями формы |
| Размер окна | Адрес полностью виден |
| Дизайн формы | Поля в точках окна |
| Тест | Образец перед запуском |
Смещённые окна — самая частая проблема:
| Проблема | Исправить |
|---|---|
| Адрес скрыт | Выровняйте форму или окно заново |
| Обратный адрес не виден | Проверьте обратное окно |
| Морщинистая плёнка | Лучшая плёнка |
Наши стандарты дизайна оконных конвертов руководство охватывает характеристики окон.
Почтовые правила для выставления счетов
Почта для счетов и платежей следует стандартным тарифам, с несколькими особенностями.
| Правило | Детали |
|---|---|
| Тариф для писем | #10 остаётся экономичным |
| Предварительная сортировка | Массовое выставление счетов соответствует требованиям |
| Конверт для ответа | Вариант с предоплаченным возвратом |
Для больших объёмов выставления счетов предварительная сортировка и оттиски разрешения открывают скидки — см. наше оптовые конверты руководство по экономике объёмов.
Варианты использования
| Сценарий использования | Конверт |
|---|---|
| Коммунальные счета | Двустороннее окно #10 |
| Выписки по кредитным картам | Двойное окно + защита |
| Платёжное поручение | Конверт для ответа |
| Счета | Окно #10 |
Два случая заслуживают внимания: коммунальные счета предпочитают двойное окно для эффективности при больших объёмах; выписки по кредитным картам добавляют защитную тонировку для финансовой конфиденциальности.
Заключение
Конверты для выписок и платежей специфичны для выставления счетов: конверт для выписок с двойным окном совмещает адрес и обратный адрес с одной печатной формой, а конверт для платежей обеспечивает возврат оплаты. Добавьте защитную тонировку для финансовой конфиденциальности, проверьте выравнивание окон на образце и выполните предварительную сортировку для оптовых скидок. Что касается счетов-фактур, см. наше конверты для счетов руководство; о характеристиках окон — наше стандарты дизайна оконных конвертов материал.
Нужны конверты для счетов или платежей? Запросить расчёт.