Что такое конверт для документов?
A конверт для документов — это конверт, предназначенный для пересылки документов без сгиба — отчётов, договоров, сертификатов, юридических документов, медицинских карт и художественных работ. Если конверты #10 предназначены для сложенных писем, то конверты для документов в первую очередь обеспечивают плоскую защиту: большие размеры, более плотные материалы и клапаны, выдерживающие более тяжёлое содержимое.
Для отделов закупок категория конвертов для документов — это ежедневная закупка, а значит, правильный подбор размера, материала и соответствия почтовым требованиям становится реальным рычагом экономии.
Размеры конвертов для документов
| Размер | Размеры (дюймы) | Подходит для |
|---|---|---|
| 6 × 9 | 6 × 9 | Небольшие отчёты, брошюры |
| 9 × 12 | 9 × 12 | Формат US Letter без сгиба, стандартные отчёты |
| 9½ × 12½ | 9.5 × 12.5 | Документы + картон |
| 10 × 13 | 10 × 13 | Каталоги, журналы, папки-скоросшиватели |
| 12 × 15½ | 12 × 15.5 | Документы нестандартного размера, медиакиты |
| 12 × 18 | 12 × 18 | Постеры, художественные работы без сгиба |
| Индивидуальный | Любой | Конверты для документов на заказ |
Примечание производителя: Золотое правило конвертов для документов: добавляйте запас ¼–½ дюйма к каждому размеру сверх размера вашего документа. Для документа 9 × 12 нужен конверт 9½ × 12½; отчёт 8½ × 11 помещается в конверт 9 × 12 с комфортным запасом.
Выбор материала в зависимости от содержимого
| Тип содержимого | Рекомендуемый материал |
|---|---|
| Стандартные отчёты | Белая бумага 24 lb, полотняное тиснение |
| Договоры, юридические документы | 28 lb + защитная тонировка |
| Сертификаты, художественные работы | Гладкая бумага 28–32 lb или жёсткий почтовый конверт |
| Журналы, каталоги | Крафт 24 lb (прочность) |
| Ценные / международные отправления | Tyvek или с подкладкой |
| Экологичные документы | Переработанный крафт |
Варианты закрытия и защиты
- Самоклеящийся — стандарт для конвертов для документов; быстро, надёжно, без увлажнения
- Клей, активируемый увлажнением — экономично, традиционно
- Защитная тонировка — для конфиденциальных документов (договоры, медицинские карты, судебные документы)
- Защита от вскрытия — когда важно подтверждение вскрытия (почта, чувствительная к соблюдению требований)
Соответствие почтовым требованиям для конвертов для документов
Конверты для документов обычно отправляются как USPS Large Envelope (Flats) — правила оформления имеют значение:
- Гибкость — плоские отправления должны проходить автоматизированное оборудование; толщина содержимого ≤ ¾ дюйма
- Зона адреса — адрес доставки в центральной полосе по длинной стороне; зона штрихкода чистая
- Равномерная толщина — избегайте неровного содержимого, которое приводит к переклассификации в посылку (более высокая стоимость пересылки)
- Способы закрытия — самоклеящиеся клапаны должны лежать ровно для автоматизированной обработки
Стандарты печати
- Полноцветная печать CMYK с вылетами на лицевой панели; обратный клапан для обратного адреса
- Вылеты 3 мм / безопасное поле 6 мм — так же, как во всех наших стандарты готовности к печати
- Брендированная защитная тонировка доступна для профессиональной конфиденциальной почты
Часто задаваемые вопросы
Какой размер конверта для документов нужен для отчёта 8½ × 11?
Конверт 9 × 12 вмещает отчёт 8½ × 11 в развёрнутом виде с удобным запасом. Для отчётов на картоне используйте 9½ × 12½.
В чём разница между конвертом для документов и почтовым конвертом?
Конверты для документов вмещают развёрнутые документы в больших плоских размерах (от 6×9 до 12×18). “Почтовый конверт” — общий термин для любого конверта, используемого для отправки почты — #10s для писем, конверты для документов для плоских отправлений.
Какой материал лучше всего подходит для юридических или конфиденциальных документов?
Бумага 28 lb с защитной тонировкой изнутри или защита от вскрытия для почты, чувствительной к соблюдению требований. См. стандарты защитных конвертов.
Можно ли отправить документы в конверте с подкладкой?
Для ценных или хрупких документов — да, конверты с пузырчатой плёнкой или Tyvek добавляют защиту при немного более высокой стоимости и почтовых расходах. См. стандарты конвертов с пузырчатой плёнкой.
Стоит ли отправлять конверты для документов дороже?
Они отправляются как USPS Flats — дешевле посылок, дороже писем. Оформление, совместимое с автоматизацией, обеспечивает самый низкий тариф.
Можно ли заказать документные конверты с индивидуальной печатью?
Да — нестандартные размеры, полноцветная печать и элементы защиты являются стандартными в производстве. Запросить расчёт для расчёта цены.