Как печатать конверты в Word: настройка, шаблоны и устранение неполадок

Введение

Microsoft Word остается самым распространенным инструментом, к которому обращаются компании, когда им нужно напечатать конверт — будь то один ответ на счет, стопка писем клиентам или партия уведомлений. В нем есть встроенный специальный инструмент для конвертов, и при правильной настройке он справляется с адресацией с минимальными усилиями.

Но печать конвертов в Word у новичков чаще идет не так, как надо: конверт подается криво, адрес печатается на клапане или принтер зажевывает бумагу. Почти каждая проблема сводится к двум настройкам — размеру конверта и ориентации подачи — которые не соответствуют физическому конверту и тракту подачи бумаги принтера.

Это руководство шаг за шагом описывает как печатать конверты в Word пошагово: выбор правильного размера конверта, размещение адреса получателя и обратного адреса, правильная подача конверта в принтер и устранение наиболее распространенных проблем с выравниванием и замятием. Печатаете ли вы один конверт или сотню, приведенная ниже настройка поможет разместить адрес там, где нужно.

Почему стоит печатать конверты в Word

Word — не инструмент дизайна, но для обычных конвертов с адресом он часто оказывается самым быстрым решением: не нужно новое программное обеспечение, не нужно ничего загружать, не нужно ждать поставщика.

Напротив, Word — неподходящий инструмент, когда нужен полноцветный брендинг или специальная отделка:

Таким образом, Word лучше всего подходит для простых конвертов или конвертов с небольшим объемом адресных данных, печатаемых внутри компании — именно на этот случай и ориентировано данное руководство.

Как найти инструмент для конвертов в Word

Функция конвертов находится на вкладке «Рассылки», и путь одинаков в последних версиях Word для Windows и Mac:

Кроме того, диалоговое окно предлагает две важные вкладки:

Чтобы проиллюстрировать точки входа:

Выбор размера конверта

Выбор размера — это самая важная настройка. Если размер конверта в Word не совпадает с физическим конвертом, адрес будет напечатан не в том месте, как бы ни была настроена подача.

Для правильного соответствия:

Кроме того, если вашего точного размера нет в списке, Word позволяет задать пользовательский размер:

В результате всегда измеряйте конверт, который вы фактически используете, перед печатью партии — угадывание размера является главной причиной ошибок печати.

Настройка адреса доставки и обратного адреса

По умолчанию Word печатает два адресных блока: адрес доставки (спереди, внизу справа) и обратный адрес (вверху слева). Вы можете редактировать любой из них.

Кроме того, несколько привычек форматирования улучшают читаемость и сканирование почты:

Чтобы задать сохранённый обратный адрес для повторного использования:

Ориентация подачи: самая распространённая ошибка

Именно здесь происходит большинство сбоев печати. Word показывает схему подачи в диалоговом окне «Параметры» — вы должны привести её в соответствие с тем, как ваш физический принтер захватывает конверт.

Кроме того, принтеры различаются, поэтому однократная проверка обязательна:

Чтобы выбрать правильный способ подачи без догадок:

В результате иллюстрация подачи не является декоративной — именно её соответствие вашему принтеру предотвращает перекосы и смещение при печати.

Печать одного конверта

Для разовых конвертов прямой путь печати самый короткий:

Кроме того, прежде чем запускать стопку:

Чтобы проиллюстрировать безопасный первый запуск:

Печать нескольких конвертов (слияние)

Когда у вас есть список получателей, слияние печатает их за один проход вместо того, чтобы редактировать адреса по одному.

Кроме того, источник слияния должен быть чистым:

Чтобы избежать плохой партии:

В результате слияние превращает утомительную ручную работу в несколько кликов — но только после чистого списка адресов и одной пробной печати.

Устранение распространённых проблем

Большинство сбоев относятся к нескольким повторяющимся категориям. Сопоставьте симптом со способом устранения:

Кроме того, часто встречаются особенности конкретных принтеров:

Чтобы предотвратить повторение:

В результате почти каждая проблема с конвертами в Word решается проверкой размера и подачи и запуском одного теста — а не изменением текста адреса.

Когда передавать на аутсорсинг вместо Word

Word отлично подходит для простых конвертов с адресом, но у него есть жёсткие ограничения. Понимание того, когда нужно переходить на другой уровень, экономит время и защищает ваш бренд.

Более того, экономика зависит от объёма и сложности:

Чтобы быстро решить:

В результате Word — правильный инструмент для простой адресации своими силами, а профессиональный принтер — правильный инструмент для всего, что выходит за эти рамки — они дополняют друг друга, а не конкурируют.

Заключение

Печать конвертов в Word проста, как только два критических параметра — размер конверта и ориентация подачи — сопоставляются с вашим физическим конвертом и принтером. Выберите правильный размер в диалоговом окне «Параметры конверта», настройте иллюстрацию подачи в соответствии с тем, как ваш принтер захватывает носитель, разместите адрес доставки и обратный адрес и всегда выполняйте одну пробную печать перед запуском партии.

Для разовой или небольшой рассылки Word — самый быстрый путь. Для полноцветного брендирования, специальных материалов или крупнотиражной переменной печати профессиональная типография даёт лучшие результаты. Когда ваши потребности перерастут инструмент для конвертов, рассмотрите индивидуальную печать конвертов или предварительно напечатанные заготовки.

Нужны брендированные конверты большим тиражом? Запросить расчёт и мы подберем правильный производственный подход для вашей рассылки.